Tool.DirectMailer

TransdatiX.Tool DirectMailer


Inhalt




Allgemeines


Mit diesem Tool sind Sie in der Lage personalisierte Emailaussendungen zu automatisieren. Ganz im Sinne von CRM(Customer Relationship Management). Diese Dokumentation bezieht sich auf die Version 2.0.2 vom 09.08.2006 des Moduls.


Problemstellung


Sie wollen bestimmten Kundengruppen personalisierte Emails zuschicken um Sie über bestimmte Produkte, Aktivitäten, Aktionen zu informieren. Die bisherige manuelle Bearbeitung von Kunden-Mailings dauerte immer zu lange bzw. produzierte zu viele Fehler.

Lösung


Mit dem Tool TransdatiX-DirectMailer können Sie die o.g. Aufgabenstellung einfach und bequem bewerkstelligen.
Ziel ist es letztendlich den Ertrag aus den Kundenbeziehungen zu erhöhen und Ihr Unternehmen profitabler zu machen.

Voraussetzung


Alles was der Transdatix DirectMailer benötig ist eine Emailvorlage (Template) im .txt oder .html Format sowie die für das Mailing relevanten Kundendaten im .csv Format sowie einen Email Account über den die Emails verschickt werden können.
  • Emailvorlage (.txt oder .html)
  • Kundendaten/Empfängerdaten im .csv Format
  • Email Account

Funktionsweise


Das Tool macht folgendes:
Das Tool verarbeitet jeder Zeile der CSV-Datei hintereinander, wobei aus jedem Datensatz
einerseits der Empfänger des Mailings bestimmt wird, andererseits die nötigen Daten für die Ersetzung der Platzhalter in der Emailvorlage ermittelt werden.
Wird das Tool einmal ausgeführt, werden die personalisierten Emails an die ermittelten Empfänger automatisch verschickt. (Stichwort: 1000 Mails mit einem Klick!)

Verzeichnisstruktur


Alle benötigten Dateien finden Sie im Verzeichnis DirectMailer.



Ablauf



Step 1 - CSV Inputdatei erstellen


Sie exportieren/erstellen zuerst eine .csv Datei (z.B. mit Excel) im Verzeichnis ..\Directmailer\Input. Siehe folgende Beispieldatei TestRecipients.csv:

Die erste Zeile, enthält die Spaltenüberschriften. Wenn Sie zum Beispiel die Anrede personalisieren wollen, müssen Sie eine Spalte "Anrede" etc. anlegen. Sie können dann später mit Hilfe von Platzhaltern auf die personalisierten Daten zugreifen. Schreiben Sie dann einfach [Anrede] im Emailtext etc.

Die Spaltenüberschriften sind frei definierbar! Die Anzahl der Überschriften ergibt exakt die Anzahl der möglichen Platzhalter die Sie für Ihre personalisierten Mailings verwenden können.

Im Texteditor sollte dies dann in etwa so aussehen:


Step 2 - Emailvorlage erstellen


Legen Sie mit einem Texteditor im Verzeichnis ..\Directmailer\Input eine Emailvorlage mit dem Dateinamen EmailTemplate.txt oder EmailTemplate.html an bzw. bearbeiten Sie die bereits bestehende. Verwenden Sie Platzhalter für personalsierte Bereiche z.B. [Anrede] etc.
Der DirectMailer ersetzt dann die jeweiligen Platzhalter durch konkrete Werte.
Sie können ebenso Bedingungen formulieren z.B. [=IIF(Geschlecht='W', ' geehrte', ' geehrter')]
Beispiel:

Step 3 - Run DirectMailer


Bitte starten Sie das Tool.DirectMailer.tdx mit einem Doppelklick im Verzeichnis
..\Tool\Directmailer
und klicken Sie dann auf "New DirectMailing" bzw auf den Button "Ausführen".


Step 4 - Parametrisierung


In der folgenden Parameter-Abfrage können/müssen Sie folgende Parameter eingeben und klicken anschließend auf den Button "OK".

Servername oder IP-Adresse:

Hier geben Sie bitte Ihren Mailserver ein. z.B. smtp.absender.com

Emailadresse des Absenders:

Hier geben Sie die Emailadresse des Absenderkontos ein.

Anmelde-Benutzername:

Das Passwort des Absenderkontos

Port:

Hier können Sie einen alternativen SMTP Port angeben

Anhang:

Dateiname eines Attachments, falls gewünscht

Kopien an (CC:)

Hier können Sie eine Emailadresse angeben, der Sie das Mailing in "Kopie" schicken wollen

Blindkopiean (Bcc:)

Siehe oben, nur Blindkopie

Betreff:

Betreffzeile des Mailings z.B. Sommeraktion....

Inputdatei für Empfängerdaten

Hier geben Sie den Dateinamen für die .csv Input-Datei an.

Für Tests emfiehlt sich z.B. TestRecipients.csv, für den Echtbetrieb Recipients.csv.

Dateiname für Emailvorlage:

Beispiel: Kundenmailing.txt oder Kundenmailing.htm

Spaltenname für Emai:

Hier können Sie die Spalte angeben, die die Email-Adressen beinhaltet. (default=Email)

Maximale Transaktionsgröße

Hier geben Sie an, wieviele Emails maximal auf einmal verschickt werden sollen. Dies ist nötig, da sonst der Mailserver zusammenbricht, wenn alle Emails auf einmal verschickt werden sollen.

z.B. (30 für 30 Emails auf einmal)

Verzögerung in Millisekunden:

Für Test (wenig Emailempfänger am besten 100 eingeben = kurze Wartezeit). Für den Echbetrieb größere Werte eingeben (z.B. 30000 = 30 Sekunden).

Logdateien

Hier können Sie den Speicherort der Logdateien ändern wenn Sie wollen.

ErrorLog.csv enthält die Kundendaten der fehlgeschlagenen Emails, also jene die nicht vom Mailserver verschickt werden konnten.
SentLog.csv enthält hingegen jene, die erfolgreich vom Mailserver akzeptiert wurden.


Step 5 - Ausführung Emailversand


Die Platzhalter z.B. [Anrede] [Ort] werden während der Ausführung durch die betreffenden Daten in der .csv Datei ersetzt.
Es werden nicht textuelle Ersetzungen verarbeitet, sondern auch Bedingungen berücksichtigt.
Das Ergebnis bzw. der modifizierte Emailtext (Emailbody) sieht dann wie folgt aus:
Bei erfolgreicher Ausführung erscheint folgende Meldung:



Tipps



Tipp 1 - Testemails verschicken


Es empfiehlt sich vor dem Echtversand erst ein Testemail an eine Gruppe von Testpersonen (zb. Marketing, Vertrieb etc..) zu schicken, damit evtl. Fehler noch korrigiert werden können bzw. Feedback berücksichtigt werden kann.

Legen Sie am besten eine Datei mit dem Namen TestRecipients.csv im Verzeichnis ..\DirectMailer\Input an.

Für den Echtversand empfiehlt sich eine Datei mit dem Namen Recipients.csv im selben Verzeichnis.


Tipp 2 - Logdatei auswerten


Die Ergebnisse von jedem Emailversand werden in einer Log-Datei protokolliert, damit man Übertragungsfehler leichter nachvollziehen kann.Somit haben sie jederzeit überblick an welche Kunden keine Emails geschickt werden konnten.

Die Empfänger/Datensätze bei denen es Probleme gab finden Sie in der Datei

..\DirectMailer\Temp\ErrorLog.txt

Die erste Adresse war ungültig "xyx", die zweite Emailadresse nicht existent. Sie können So die Treffsicherheit Ihrer Mailings erhöhen, indem Sie Fehler korrigieren.

__LINE__ gibt die Nummer der Zeile der .csv Datei an die nicht verschickt werden konnte, wobei die Kopfzeile/Spaltenüberschriftszeile mitgezählt wird!


Tipp 3 - Configurator benutzen


Mit Hilfe des TrandatiX Configurators können Sie Prozesse, also auch den Versand von DirectMailings mit dem DirecMailer individuell konfigurieren sowie auch automatisieren.

Den Configurator finden Sie im ...TransdatiX\Bin Verzeichnis. Er lautet Configurator.exe. Wenn Sie den Configurator starten (Doppelklick) können Sie unter der Lasche Dienste, Dienste hinzufügen.

Sie können so z.B. einen Emailversand mit fixen Parametern konfigurieren, sodass Sie nicht jedes mal die ganzen Parameter eingeben müssen.


Tipp 4 - Funktionen etc.



CONVERT


Description: Converts given expression to a specified .Net Framework Type

Syntax: Convert(expression,type)

Arguments: expression (expression to convert), type (The.Net Framework type to which the value will be converted)

Example: ="Convert(total, 'System.Int32')"


LEN


Description : Gets the length of a string

Syntax: LEN(expression)

Arguments: expression-- The string to be evaluated.

Example: ="Len(ItemName)"


IIF


Description: Gets one of two values depending on the result of a logical expression.

Syntax: IIF(expr, truepart, falsepart)

Arguments: expr-- The expression to evaluate ; truepart-- The value to return if the expression is true ; falsepart-- The value to return if the expression is false.

Example: = "IIF(total>1000, 'expensive', 'dear')


TRIM


Description: Removes all leading and trailing blank characters like\r,\n,\t, ' '

Syntax: TRIM(expression)

Arguments: expression-- The expression to trim.


SUBSTRING


Description: Gets a sub-string of a specified length, starting at a specified point in the string.

Syntax: SUBSTRING(expression, start, length)

Arguments: expression-- The source string for the substring; start-- Integer that specifies where the substring begins; length-- Integer that specifies the length of the substring.

Example: = "SUBSTRING(phone, 7, 8)"


STRING OPERATORS


To concatenate a string, use the + character.

Example: = Name+','+Ort


OPERATORS


Concatenation is allowed using Boolean AND, OR, and NOT operators. You can use parentheses to group clauses and force precedence. The AND operator has precedence over other operators. For example:

(LastName = 'Smith' OR LastName = 'Jones') AND FirstName = 'John'

When creating comparison expressions, the following operators are allowed:

<
>
<=
>=
<>
=
IN
LIKE

The following arithmetic operators are also supported in expressions:

+ (addition)
- (subtraction)
* (multiplication)
/ (division)
% (modulus)



Installationshinweis


Folgende TransdatiX Komponenente müssen installiert werden/sein damit der TransdatiX DirectMailer funktioniert.

  • Runtime (Lite/Business/Enterprise)
  • DirectMailer.txf

Sie können diese Komponenten hier herunterladen.



What's new?


03.07.2006 Version 2.0.0 fertiggestellt
11.07.2006 Version 2.0.1 fertiggestellt (absolute Input-Dateinamen möglich, BL Optimierung)
09.08.2006 Version 2.0.2 TransdatiX File.Tool ist nicht mehr notwendig, Emailspalte ist parametrierbar (@EmailColumn)
28.08.2006 Version 2.0.3 TransdatiX Comm.Email  ist nicht mehr notwendig

 

 



Weiterführende Informationen


Weiterführende Informationen zu TransdatiX sowie den verfügbaren Modulen erhalten Sie auf der TransdatiX-Homepage.

© 2006 TransdatiX